Stagiaires : tout savoir sur vos droits avant l'été !
Vous allez bientôt faire un stage et vous vous posez de nombreuses questions...Quelles règles de l’entreprise me sont applicables ? Ai-je le droit à une gratification ? Puis-je m’absenter pendant mon stage ? Voici les réponses à vos questions !
Les droits des stagiaires ont bien longtemps été extrêmement précaires, et de nombreux emplois déguisés pouvaient - et peuvent encore - se cacher derrière des offres de stages, pourtant alléchantes sur le papier.
C’est en 2014, et après plusieurs évolutions législatives, qu’une loi soutenue par la CFDT (1) a permis de nombreuses avancées, dont l'objectif était de donner plus de droits aux stagiaires et de mieux définir leur statut. Pour la CFDT, le stage ne doit pas être détourné de son objet, qui est de permettre au stagiaire d'acquérir des compétences professionnelles liées à sa formation.
Définition d'un stage en entreprise
Le stage en entreprise correspond à une période temporaire de mise en situation en milieu professionnel. Période au cours de laquelle l’étudiant acquiert des compétences professionnelles qui mettent en œuvre les acquis de sa formation, en vue d'obtenir un diplôme ou une certification (articles L.124-1 à L.124-20 du Code de l'éducation).
Lorsqu’il n’y a pas de dimension pédagogique et que le stagiaire est traité comme un salarié ordinaire, il pourra agir en justice et demander la requalification de son stage en contrat de travail.
DUREE DU STAGE
Depuis la loi de 2014, aucun stage ne peut excéder 6 mois dans une même entreprise et dans une même année d'enseignement pour un même stagiaire (2).
Il est impératif que le stage soit intégré à un cursus de formation (scolaire ou universitaire) dont le volume pédagogique d'enseignement est de 200 heures au moins par année d'enseignement.
De la même façon, la durée hebdomadaire de travail du stagiaire ne peut être supérieure à celle prévue au sein de l'entreprise pour les salariés. En effet, les règles dans l'entreprise en matière de temps de travail pour les salariés sont les mêmes pour les stagiaires.
La durée est calculée de la manière suivante : la période au moins égale à 7 heures de présence, consécutives ou non, est considérée comme équivalente à 1 jour et chaque période au moins égale à 22 jours de présence, consécutifs ou non, est considérée comme équivalente à 1 mois.
Le stagiaire ne doit pas dépasser 924 heures de présence effective dans l'entreprise pour respecter les 6 mois maximum de stage.
Les entreprises ont désormais également un quota de stagiaires maximal à respecter (3) : 15 % de l'effectif, arrondis à l'entier supérieur pour les entreprises dont l'effectif est supérieur ou égal à 20 salariés. Quoi qu'il en soit un tuteur ne peut pas avoir plus de 3 stagiaires en même temps.
En outre, cette limite est de 3 stagiaires en même temps pour les entreprises de moins de 20 salariés.
L'employeur doit, en principe, respecter un délai de carence entre deux stagiaires sur un même poste, qui équivaut à 1/3 du stage précédent.
LA CONVENTION DE STAGE
Parmi les éléments protecteurs figurent la convention de stage. Elle est obligatoire, aucun stage ne pouvant se dérouler sans elle. Elle lie l’entreprise, le stagiaire et l’établissement d’enseignement supérieur, c’est pourquoi elle doit être signée par chacune de ces parties.
La convention de stage doit comprendre un certain nombre d’éléments dont notamment :
- Les dates du stage ;
- Les missions du stagiaire ;
- Les conditions d’encadrement du stage ;
- Les autorisations d’absences ;
- La gratification et autres avantages ;
- La protection sociale du stagiaire ;
- L’évaluation du stagiaire et de son compte rendu ;
- La délivrance d’une attestation de stage ;
- Les modalités de résiliation du stage ;
- Les clauses applicables du règlement intérieur de l’entreprise.
Cette convention peut être modifiée par la signature d’un avenant entre toutes les parties, avenants permettant par exemple de prolonger ou de décaler le stage.
Le stagiaire est doublement encadré : par son tuteur dans l'entreprise et par son référent enseignant dans son établissement. Pour rappel, chaque tuteur ne peut pas prendre plus de 3 stagiaires au cours d'une même période.
LA GRATIFICATION DU STAGE
Elle est obligatoire, dès lors que le stagiaire effectue un stage de plus de 2 mois consécutifs dans l'année d'enseignement au sein de l’entreprise (soit plus de 44 jours en comptant 7H par jour/ à compter de la 309ème heures) (4).
Pour un stage d’une durée inférieure, l’employeur peut faire le choix de gratifier son stagiaire, même s'il ne s'agit pas d'une obligation.
Il s'agit bien d'une gratification et nullement d'un salaire, d'une rémunération ou encore d'une indemnité. Les auxiliaires médicaux sont exclues de ce versement car ils peuvent bénéficer de l'indemnisation des contraintes liées à l'accomplissement dudit stage.
La gratification est payée au temps réel passé dans l'entreprise : soit en fonction du nombre d’heures réalisées chaque mois, soit elle est lissée par mois d'après la totalité des heures effectuées durant le stage.
Le montant de cette gratification est fixé par convention de branche ou par accord professionnel étendu. A défaut, elle ne peut être inférieure à 15 % du plafond horaire de la sécurité sociale.
Depuis le 1er janvier 2024, ce taux correspond à 4,35 €/heure.
La gratification est due au stagiaire dès le 1er jour du stage et mensuellement.
En sus de la gratification, le stagiaire peut bénéficier d’autres avantages en nature existant dans l’entreprise. Dans ce cas, s’ils sont connus à cette date, il est préférable que les avantages en nature figurent dans la convention de stage.
Comme les autres salariés, le stagiaire doit avoir accès à la restauration de l’entreprise. Cet avantage en nature ne peut pas être déduit de sa gratification, contrairement à la rémunération d’un salarié. En l’absence de restaurant d’entreprise, le stagiaire peut bénéficier de titres restaurant au même titre que les salariés de l'entreprise (5).
De la même manière, l’employeur doit rembourser a minima la moitié des frais d'abonnement de transport en commun du stagiaire entre son domicile et son lieu de travail, un accord d’entreprise peut prévoir une prise en charge plus importante (6).
Le stagiaire a également accès aux activités sociales et culturelles prévues par le CSE de l'entreprise.
Pour l’ensemble de ces avantages en nature, l’employeur doit bien vérifier qu’il reste en règle avec l’Urssaf, qui peut demander des paiements supplémentaires. Par exemple, si le stagiaire est gratifié d’une somme supérieure au plafond précité, l’excédent sera soumis aux charges sociales salariales et patronales. Pour toute information sur ces questions, n’hésitez pas à aller voir : https://www.urssaf.fr
Dès lors qu’il y a une gratification, bien que ce ne soit pas obligatoire, il est souhaitable que l’employeur établisse un bulletin de paie.
La gratification se voit exonérée de l’impôt sur le revenu dans la limite du montant annuel du SMIC.
L’ABSENCE DURANT LE STAGE
Le Code de l’éducation prévoit des autorisations exceptionnelles en cas de grossesse, de paternité ou d'adoption. Dans ces cas, l’autorisation d’absence est équivalente à celle prévue dans le Code du travail pour les salariés (7). Le maintien de la gratification n'est alors pas obligatoire.
En dehors de ces cas exceptionnels, pour les stages d’une durée supérieure à 2 mois, la convention doit prévoir la possibilité de prise de congés et d'autorisations d’absence. La rémunération des congés est facultative.
Le stage se clôturera par la remise d'une attestation de stage qui reprendra la durée totale du stage et éventuellement la gratification qui a été versée.
LES SANCTIONS
En cas de non-respect des règles, l'employeur encourt une amende administrative pouvant aller jusqu'à 2 000 euros par stagiaire concerné et jusqu'à 4 000 euros en cas de nouvelle infraction dans l'année qui suit la notification de la première amende.
L'inspection du travail peut demander une copie des conventions de stage à l'établissement d'enseignement ou à l'organisme d'accueil.
Pour rappel, une partie spécifique du registre unique du personnel est dédié au recensement des stagiaires.
Une vigilance particulière doit également être accordée aux conditions en matière de couverture sociale et d'assurance, ainsi qu'aux liens entre le tuteur et le stagiaire.
Il est interdit de confier au stagiaire des tâches dangereuses pour sa santé ou sa sécurité.
LA POSSIBILITE DE RACHATS DE TRIMESTRES DE STAGE POUR LA RETRAITE
Le stagiaire qui effectue un stage obligatoire de deux mois minimums, consécutifs ou non peut racheter un trimestre. Au maximum, il pourra racheter jusqu’à deux trimestres au titre de l’assurance vieillesse.
Pour cela, il faut déposer une demande, dans les deux ans qui suivent la fin du stage, auprès de la caisse d’assurance retraite.
Il faudra également verser une cotisation forfaitaire à hauteur de 12% du plafond de la sécurité sociale. Le versement pourra être échelonné.