Frais de déplacement professionnels

Les Frais de transport domicile travail 

Les principaux frais de transport exposés sont ceux qui concernent le trajet du domicile au(x) lieu(x) de travail. Il faut tenir compte de plusieurs éléments comme l’existence de transports en commun, la distance, la fréquence d’utilisation, etc.

L’Administration établit un barème kilométrique (auto ou moto) qui vous permet plus facilement de déterminer le montant des frais d’utilisation de votre véhicule. Il ne concerne que les véhicules dont vous êtes propriétaire ou copropriétaire. 

Le barème kilométrique 

Le barème kilométrique de l’administration pour l’usage des voitures et des véhicules à deux roues prend en compte notamment les éléments suivants : 

• dépréciation du véhicule 
• frais d’achat des casques et protections 
• frais de réparation et d’entretien 
• dépenses de pneumatiques 
• consommation de carburant et primes d’assurances. 

Si vous utilisez ces barèmes, vous n’avez aucune dépense à justifier. Vous devez seulement pouvoir justifier de la réalité des déplacements, du nombre de kilomètres parcourus pendant l’année et de la puissance de la voiture ou du deux-roues

Certains frais ne sont pas pris en compte mais peuvent, sous réserve des justifications nécessaires, être ajoutés au montant des frais de transport évalués en fonction du barème : 

• frais de garage, stationnement au sens large comme les parcmètres, les parkings de plus ou moins longue durée. (Nota : le garage de l’habitation n’est pas considéré une dépense déductible) 
• frais de péage d’autoroute 
• intérêts annuels afférents à l’achat à crédit du véhicule, retenus au prorata de son utilisation professionnelle (rapport sur l’année entre les kilomètres effectués à titre professionnel et privé). 

Bon à savoir 

Les amendes pour infraction au code de la route (stationnement, excès de vitesse, etc.) ne sont en aucun cas déductibles. 

Bon à savoir 

Les frais de co-voiturage versé par le passager pour ses trajets domicile-travail (art L3132-1 du Code des transports), constituent des frais professionnels déductibles en cas d’option pour la déduction des frais réels.

N’hésitez pas à utiliser le simulateur de calcul de frais kilométriques de l'administration : c’est simple et rapide !

Justification de l’utilisation du véhicule

Vous avez le choix du mode de transport qui vous convient le mieux pour vous rendre au travail. Toutefois, ce choix ne doit pas être contraire à une logique élémentaire compte tenu du coût et de la qualité des moyens de transport collectifs desservant votre domicile. Si le recours aux transports en commun aurait pour effet d’accroître de manière importante la durée des trajets, vous pouvez justifier l’utilisation de votre véhicule personnel.

L’Administration peut vous demander une attestation de l'employeur établissant qu'il n'existe pas de car de ramassage du personnel propre à l’entreprise. 

Distance domicile/travail n’excédant pas 40 kms 

Si la distance séparant votre domicile de votre lieu de travail n’excède pas 40 km (80 km aller-retour), vous n’avez pas à justifier du caractère normal de l'éloignement (sauf s’il existe des transports collectifs - voir plus haut). La déduction est admise de plein droit.

Bien sûr, vous devez être en mesure de justifier du moyen de transport utilisé ainsi que de la fréquence et de l'importance des déplacements. 

Distance domicile/travail excédant 40 kms 

Vous devez pouvoir faire état de circonstances particulières justifiant un éloignement supérieur à 40 km, sinon l'administration fiscale limitera les frais à hauteur de 40 km (BOI-RSA-BASE-30-50-30-20).

L’Administration considère que le contribuable doit tout mettre en œuvre pour rapprocher son domicile de son lieu de travail. Toutefois plusieurs motifs peuvent justifier cette distance :

Les motifs professionnels 

• Nouveau travail éloigné : un salarié licencié qui retrouve un emploi loin de son domicile peut justifier l’éloignement. Un délai de 3 ans est considéré raisonnable pour vérifier la stabilité du poste avant de déménager
• Emploi précaire ou instable : contrats temporaires, difficultés économiques de l’entreprise
• Emplois à lieux d’exercice multiples et éloignés : lorsque les déplacements sont inhérents à l’emploi principal
• Mutation géographique : promotion, transfert d’entreprise ou tout changement indépendant de la volonté du salarié

Les motifs familiaux

• Travail du conjoint : si l’un des conjoints travaille loin (plus de 40 km) mais l’autre travaille près du domicile, le premier peut déduire tous ses frais de déplacement
• Enfants en situation de handicap scolarisés : lorsqu’un enfant doit être proche d’un établissement spécialisé
• Garde d’enfants : par exemple en cas de divorce

Les motifs de santé

• Problèmes médicaux du salarié ou d’un membre de sa famille nécessitant de résider loin du lieu de travail, avec justificatifs médicaux.

Les motifs liés au coût du logement

• L’éloignement peut être admis si le coût du logement près du travail est hors de proportion avec les revenus.  Toutefois, un simple souci de faire des économies sur le coût du logement ne suffit pas à justifier l’éloignement de plus de 40 kms.

Les motifs électifs

• L’exercice de fonctions électives locales peut également justifier un éloignement supérieur à 40 km.

Bon à savoir

Le salarié qui travaille exclusivement ou en partie à son domicile peut déduire les frais de transport pour se rendre dans les locaux de son entreprise (pour rendre compte de son travail, participer à des réunions…). Mais cette situation n’exonère pas le salarié en télétravail de justifier des contraintes (familiales, sociales, d’emploi…) qui justifient une distance supérieure à 40 kms

Dans tous les cas, l'option pour la déduction des frais réels et justifiés entraîne pour le salarié l'obligation de rapporter à sa rémunération imposable les allocations pour frais d'emploi versées par l'employeur (Réponse ministérielle Paillé, J.O. débats AN du 29 juin 1998, p. 3612, n° 12648).

Un seul aller-retour par jour - important ! 

À de nombreuses reprises, le Conseil d’Etat a limité le calcul de la distance domicile-travail à un seul aller-retour quotidien. Toutefois, deux allers-retours peuvent être admis en cas notamment d’horaires atypiques (travail en début de matinée et en fin soirée avec une coupure importante entre les deux), des problèmes personnels de santé ou de l'existence, au domicile, de personnes nécessitant leur présence, ou encore l’impossibilité de se restaurer sur le lieu de travail ou à proximité. 

Frais de transport pendant les horaires de travail 

Si vous êtes amené à utiliser votre véhicule personnel pendant vos heures de travail (représentants de commerce par exemple) et que ces frais ne sont pas pris en charge par votre employeur, vous pouvez les déduire en frais réels.

L’Administration admet qu’il n’est pas obligatoire de produire des justifications à l'euro près de l'ensemble de ces frais. Mais il faut pouvoir lui fournir les éléments permettant d'apprécier l'importance des principales catégories de dépenses telles que : 

• Le nombre de jours de voyage pendant l'année : régions visitées, notes d'hôtel en nombre suffisant pour permettre de jalonner les tournées, attestations patronales sur les conditions dans lesquelles la clientèle est visitée
• Pour les dépenses journalières d'hôtel : notes d'hôtel, tout au moins pour les séjours de quelque durée
• Pour les frais de déplacement : modes de transport utilisés, motifs pour lesquels plusieurs moyens de transport sont utilisés concurremment, marque et puissance de la voiture (certificat d'immatriculation ou « carte grise ») ; date et prix d'achat ; factures du prix d'achat et des grosses réparations, etc...