Frais réels des salariés

Publié le 23/04/2018

Exercer une activité salariale entraîne des frais qui ne sont pas pris en charge, en tout ou partie, par l’employeur comme les frais de transport du domicile personnel au lieu de travail.

C’est la raison pour laquelle les salaires déclarés bénéficient d’un abattement forfaitaire de 10 % calculé par l’Administration. Il s’applique sur chaque montant déclarés par les membres du foyer (sommes inscrites dans les cases 1 AJ à 1 DP).

Cela concerne les salaires, les indemnités journalières, de chômage, etc., qui ne sont pas exonérés.

L’abattement de 10 % ne peut pas être inférieur à 430 € et supérieur à 12 305 €.

Un salaire de 3 000 € bénéficiera donc d’un abattement de 430 € et non de 300 €, même si le salarié n’a travaillé qu’une partie de ‘année ou a travaillé à temps partiel.

Un salaire de 400 € bénéficiera d’un abattement de 400 € car la déduction forfaitaire (430 €) ne peut excéder le montant du salaire brut.

Un salaire de 900 000 € verra son abattement, en principe égal à 90 000 €, limité à 12 305 €.

Les salariés inscrits comme demandeurs d’emploi depuis plus de douze mois consécutivement au cours de 2017 bénéficient d’un minimum porté à 947 € (cases 1AI à 1DI) même s’ils ont été radiés en cours d’année. Ces seuils s’appliquent individuellement pour chaque membre du foyer.

Mais si vous estimez que l’abattement forfaitaire de 10 % ne couvre pas l’ensemble des dépenses que vous avez supporté, vous pouvez y renoncer et opter pour le système des frais réels.

Nota : tous lesfrais exposés qui suivent sont couverts par la déduction forfaitaire de 10 %. Ce n’est que lorsque la somme de vos frais (voiture, nourriture, cotisation syndicale, etc.) est supérieure à 10 % de vos salaires déclarés que l’option pour les frais réels est pertinente.

Comment déclarer ses frais réels

Chaque membre du foyer peut opter pour les frais réels. L’option s’effectue par inscription du montant des frais réels dans les cases 1AK à 1DK :

  • Indiquez le détail de vos frais dans une note explicative sur papier libre
  • Précisez au besoin les circonstances particulières comme celles pour lesquelles la distance domicile-travail dépasse 40 km, etc.
  • Conservez les pièces justificatives de ces frais (factures, quittances, attestations, notes de restaurant, d’hôtel, etc.) pendant au moins les trois années civiles qui suivent.

 

L’option pour les frais réels entraîne la déclaration des allocations et remboursements que vous avez perçus pour ces frais (que vous ajoutez au montant des salaires).

Nota : vous n’êtes pas forcément obligé d’ajouter aux salaires imposables les allocations pour frais d'emploi ou remboursement de frais (en principe exonérées) dans la mesure où vous ne déduisez pas les frais professionnels couverts par ces allocations ou remboursements (décision du Conseil d'État). C’est une mesure de simplification puisque, normalement, cela doit se traduire par une opération blanche.

Pour être déductibles, ces frais doivent être nécessités par votre profession (il ne peut pas s’agir de convenances personnelles), être payés au cours de l'année 2017 et être justifiés.

La nature et le montant des frais sont propres à chaque contribuable, elles dépendent donc de votre situation familiale, votre lieu d’habitation et de travail (voire celui de votre conjoint ou partenaire), votre profession et ses conditions d’exercice, etc.

Conseil : un salarié n’est pas tenu de tenir une comptabilité au jour le jour. L’Administration fiscale estime donc que l'obligation de justifier « ne doit pas être interprétée dans un sens littéral ». Elle recommande à ses services « une certaine souplesse dans l'appréciation des justifications produites ». Ainsi, ils ne doivent pas refuser systématiquement, au motif que la demande du contribuable ne serait pas appuyée de documents détaillés, « la déduction de frais dont le caractère professionnel n'est pas contestable, lorsqu'il est notoire que la justification précise de ces frais est pratiquement impossible » (documentation fiscale).

Pour autant, vous devez être en mesure de produire toutes justifications de la réalité et du montant des frais (ils ne peuvent pas être, par exemple, évalués par un simple pourcentage fixe de vos salaires).

N’hésitez pas à décrire tous les éléments de vos frais sur la note explicative jointe et, en cas de doute, contactez votre service des impôts (c’est lui qui assurera le contrôle ultérieurement).

Les Frais de transport domicile travail

Les principaux frais de transport exposés sont ceux qui concernent le trajet du domicile au(x) lieu(x) de travail. Il faut tenir compte de plusieurs éléments comme l’existence de transports en commun, la distance, la fréquence d’utilisation, etc.

L’Administration établit un barème kilométrique (auto ou moto) qui vous permet plus facilement de déterminer le montant des frais d’utilisation de votre véhicule. Il ne concerne que les véhicules dont vous êtes propriétaire ou copropriétaire.

Le barème kilométrique

Le barème kilométrique de l’administration pour l’usage des voitures et des véhicules à deux roues prend en compte notamment les éléments suivants :

  • dépréciation du véhicule
  • frais d’achat des casques et protections
  • frais de réparation et d’entretien
  • dépenses de pneumatiques
  • consommation de carburant et primes d’assurances.

 

Si vous utilisez ces barèmes, vous n’avez aucune dépense à justifier. Vous devez seulement pouvoir justifier de la réalité des déplacements, du nombre des kilomètres et de la puissance de la voiture ou du deux-roues

Certains frais ne sont pas pris en compte mais peuvent, sous réserve des justifications nécessaires, être ajoutés au montant des frais de transport évalués en fonction du barème :

  • frais de garage, stationnement au sens large comme les parcmètres, les parkings de plus ou moins longue durée. (Nota : le garage de l’habitation n’est pas considéré une dépense déductible)
  • frais de péage d’autoroute
  • intérêts annuels afférents à l’achat à crédit du véhicule, retenus au prorata de son utilisation professionnelle (rapport sur l’année entre les kilomètres  effectués à titre professionnelle et privé).

 

Les amendes pour infraction au code de la route (stationnement, excès de vitesse, etc.) ne sont en aucun cas déductibles.

N’hésitez pas à utilisez le simulateur de calcul de frais kilométriques de l'administration

Barème kilométriques voitures 2018
(déclaration  des revenus 2017)

Puissance fiscale

Jusqu'à 5 000 km

De 5 001
à 20 000 km

Au-delà de 20 000 km

3 CV et -

d x 0,41

(d x 0,245) + 824

d x 0,286

4 CV

d x 0,493

(d x 0,277) + 1 082

d x 0,332

5 CV

d x 0,543

(d x 0,305) + 1 188

d x 0,364

6 CV

d x 0,568

(d x 0,32) + 1 244

d x 0,382

7 CV et +

d x 0,595

(d x 0,337) + 1 288

d x 0,401

 

Barème kilométriques 2018 :
deux-roues de cylindrée inférieure ou égale à 50 cm3

Jusqu'à
2000 km

De 2001 à 5000 km

Au-delà de 5000 km

d x 0,269

(d x 0,063) + 412

d x 0,146

 

Barème kilométriques 2018 :
deux-roues de cylindrée supérieure à 50 cm3

Puissance fiscale

Jusqu'à 3000 km

De 3001 à 600 km

Au-delà de 6000 km

1 ou 2 CV

d x 0,338

(d x 0,084) + 760

d x 0,211

3, 4 ou 5 CV

d x 0,4

(d x 0,070) + 989

d x 0,235

plus de 5 CV

d x 0,518

(d x 0,067) + 1351

d x 0,292

« d » est la distance parcourue à titre professionnel

Justification de l’utilisation du véhicule

Vous avez le choix du mode de transport qui vous convient le mieux pour vous rendre au travail. Toutefois, ce choix ne doit pas être contraire à une logique élémentaire compte tenu du coût et de la qualité des moyens de transport collectifs desservant votre domicile. Si le recours aux transports en commun aurait pour effet d’accroître de manière importante la durée des trajets, vous pouvez justifier l’utilisation de votre véhicule personnel (décision du Conseil d’Etat).

L’Administration peut vous demander une attestation de l'employeur établissant qu'il n'existe pas de car de ramassage du personnel propre à l’entreprise.

Distance n’excédant pas 40 km

Si la distance séparant votre domicile de votre lieu de travail n’excède pas 40 km (80 km aller-retour), vous n’avez pas à justifier du caractère normal de l'éloignement (sauf si il existe des transports collectifs voir plus haut). La déduction est admise de plein droit.

L’Administration précise que le fait que la distance parcourue dépasse de quelques kilomètres la limite de quarante ne suffit pas à lui seul à remettre en cause la déduction des frais de déplacement domicile-travail pour la part excédant quarante kilomètres.

Bien sûr, vous devez être en mesure de justifier du moyen de transport utilisé ainsi que de la fréquence et de l'importance des déplacements.

Distance excédant 40 km

Vous devez pouvoir faire état de circonstances particulières justifiant un éloignement supérieur à 40 km, sinon le fisc limitera les frais à hauteur de 40 km (BOI-RSA-BASE-30-50-30-20).

L’Administration considère que le contribuable doit tout mettre en œuvre pour rapprocher son domicile de son lieu de travail.

Mais plusieurs motifs permettent de justifier un éloignement important, ceux liés à l’emploi étant expressément prévus par le loi.

Ainsi un salarié licencié qui a trouvé un emploi dans une commune éloignée de son domicile justifie l'éloignement par ce motif. A titre de règle pratique, le délai raisonnable pour ce salarié de s'assurer de la stabilité de son emploi pour se reloger peut être estimé à 3 ans.

Le caractère précaire d'un nouvel emploi peut-être de nature à justifier l'éloignement, par exemple, des difficultés économiques propres à l'entreprise, ou du manque de qualification du salarié, ou parce qu'il s'agit d'un emploi précaire et/ou temporaire (fonction de maître-auxiliaire, contrat de travail à durée déterminée, stagiaire, etc.).

C’est aussi le cas des emplois qui impliquent des lieux d'exercice qui changent et qui sont éloignés entre eux. Cela concerne l’emploi principal du salarié, et non des activités accessoires ponctuelles indépendantes de son activité habituelle.

Autre justification est la mutation géographique suite à une promotion, un déménagement de l’entreprise, ou tout autre motif indépendant de la volonté du salarié. Si ce salarié conserve son domicile, c’est pour des raisons essentiellement familiales, travail du conjoint ou partenaire, enfants scolarisés, etc.

Il est également tenu compte du travail du conjoint. Lorsque l’un des époux, partenaires ou concubins (pour les concubins la vie commune doit être établie) doit parcourir une distance supérieure à 40 km pour se rendre à son travail mais que l’autre exerce son activité professionnelle à proximité du domicile commun, cela permet au premier de déduire l’ensemble de ses frais de déplacement, même au-delà des quarante premiers kilomètres.

L’éloignement peut aussi se justifier par des raisons de santé (dûment justifiées par des certificats médicaux, etc.) de lui-même et/ou des membres de sa famille qui l’oblige de vivre dans un lieu éloigné de celui de son travail.

Il est tenu compte également des contraintes particulières rencontrées du fait des études poursuivies par ses enfants, lorsque, par exemple, le salarié doit résider à proximité d'un centre d'éducation spécialisé qui accueille son enfant handicapé.

L’éloignement peut être aussi justifié si le salarié fait été d’un écart de coût du logement à proximité de son lieu de travail hors de proportion avec ses revenus. Le Conseil d’Etat considère qu’un seul souci d’économie n’est pas une justification suffisante.

Il est également tenu compte de la situation familiale : l’éloignement peut être dû à des contraintes de garde d’enfants dans le cas d’un salarié divorcé.

Enfin, l'exercice de fonctions électives au sein d'une collectivité locale sur le territoire de laquelle le salarié réside peut justifier un éloignement supérieur à 40 km.

Le salarié qui travaille exclusivement ou en partie à son domicile peut déduire les frais de transport pour se rendre dans les locaux de son entreprise (pour rendre compte de son travail, participer à des réunions…). Mais cette situation n’exonère pas le salarié en télétravail de justifier des contraintes (familiales, sociales, d’emploi…) qui justifient une distance supérieure à 40 km.
Dans tous les cas, l'option pour la déduction des frais réels et justifiés entraîne pour le salarié l'obligation de rapporter à sa rémunération imposable les allocations pour frais d'emploi versées par l'employeur (Réponse ministérielle Paillé, J.O. débats AN du 29 juin 1998, p. 3612, n° 12648).

Un seul aller-retour par jour

A de nombreuses reprises, le Conseil d’Etat a limité le calcul de la distance domicile-travail à un seul aller-retour quotidien. Toutefois, deux allers-retours peuvent être admis en cas notamment d’horaires atypiques (travail en début de matinée et en fin soirée avec une coupure importante entre les deux), des problèmes personnels de santé ou de l'existence, au domicile, de personnes nécessitant leur présence, ou encore l’impossibilité de se restaurer sur le lieu de travail ou à proximité.

Les Frais de transport pendant les horaires de travail

Si vous êtes amené à utiliser votre véhicule personnel pendant vos heures de travail (représentants de commerce par exemple) et que ces frais ne sont pas pris en charge par votre employeur, vous pouvez les déduire en frais réels.

L’Administration admet qu’il n’est pas obligatoire de produire des justifications à l'euro près de l'ensemble de ces frais. Mais il faut pouvoir lui fournir les éléments permettant d'apprécier l'importance des principales catégories de dépenses telles que :

  • le nombre de jours de voyage pendant l'année : régions visitées, notes d'hôtel en nombre suffisant pour permettre de jalonner les tournées, attestations patronales sur les conditions dans lesquelles la clientèle est visitée
  • pour les dépenses journalières d'hôtel : notes d'hôtel, tout au moins pour les séjours de quelque durée
  • pour les frais de déplacement : modes de transport utilisés, motifs pour lesquels plusieurs moyens de transport sont utilisés concurremment, marque et puissance de la voiture (certificat d'immatriculation ou « carte grise ») ; date et prix d'achat ; factures du prix d'achat et des grosses réparations, etc.

 

Les frais supplémentaires de nourriture

Par principe, le fait de se nourrir ne relève pas d’une dépense professionnelle. Seuls donc les frais supplémentaires de nourriture peuvent être pris en compte.

Il doit donc exister un surcoût du fait de prendre ses repas du midi hors du domicile en raison de son activité professionnelle.

L’Administration évalue le coût d’un repas pris chez soi à 4,75 € pour 2017

Vous avez accès à une cantine

Les frais supplémentaires sont égaux à la différence entre le prix du repas pris à la cantine et la valeur du repas à domicile, 4,75 € pour 2017.

Vous n’avez pas accès à une cantine

Si vous ne pouvez pas retourner chez vous pour vous nourrir (éloignement important, horaires de travail), les frais de repas sont alors déductibles sous déduction de la valeur du repas à domicile, 4,75 € pour 2017.

Les frais doivent être justifiés (notes de restaurant). Si vous n'avez pas de justifications détaillées, les frais supplémentaires sont évalués à 4,75 € par repas. Si votre employeur vous fournit des tickets restaurants, les frais sont réduits du montant correspondant à la participation patronale de ces tickets.

Remarque : un salarié qui, pour des raisons personnelles, refuse d’aller à la cantine, pourra déduire ses frais de nourriture justifiés (notes de restaurants…), mais dans la limite du coût du repas de la cantine et sous déduction du coût du repas à domicile (4,75 € pour 2017). Dans la plupart des cas, cela revient à exclure les frais de repas.

Les frais de déménagement

Si, pour conserver un emploi ou pour occuper un nouvel emploi, vous êtes contraints de déménager, les frais de déménagement (transport des personnes et des meubles du foyer fiscal) sont considérés comme des dépenses professionnelles.

Vous pouvez donc les ajouter à vos frais réels déductibles. Si votre employeur prend en charge tout ou partie de ces frais, les sommes perçues à ce titre doivent alors être rajoutées aux salaires imposables.

Sont exclus tous les frais de réinstallation dans le nouveau logement ainsi que l’indemnité forfaitaire allouée par l’entreprise en cas de changement de résidence (CE, arrêt du 12 juillet 1969, n°73388).

Les frais de double résidence

Si vous êtes obligé de résider loin de votre domicile familial habituel pour conserver votre emploi, trouver un nouvel emploi, ou encore si c’est la conséquence d’une promotion ou d’un avancement, vous pouvez déduire les frais dits de double résidence.

En principe, les frais de double résidence ne concernent que les couples mariés ou pacsés où les deux époux ou partenaires exercent une activité professionnelle sauf si l’éloignement revêt un caractère provisoire ou précaire (tel peut être le cas des frais supportés par des stagiaires tenus de résider dans une commune éloignée de leur domicile : voir Réponse ministérielle).

Par ailleurs, vous devez être en mesure de démontrer que vous et votre conjoint ou partenaire avez entrepris toutes les démarches nécessaires pour rapprocher vos lieux d’activité pour rendre possible le regroupement de la famille et qu’elles sont restées vaines pour des raisons indépendantes de votre volonté. Dès lors que la double résidence ne résulte pas d'un choix de simple convenance personnelle, ces dépenses sont déductibles y compris en l'absence de diligences en vue d'obtenir un rapprochement des lieux de travail (CE, arrêt du 6 octobre 2004, n°256092, BOI-RSA-BASE-30-50-30-20, 280).

Tel est le cas si votre conjoint ou partenaire a une activité professionnelle proche du domicile familial et qu’il ne peut pas, ou n’a pas pu, trouver un emploi à proximité du vôtre. C’est également le cas si l’éloignement revêt un caractère provisoire dans le temps (par exemple un agent de l’Etat qui, en attendant une mutation, doit continuer à résider dans une commune éloignée du domicile conjugal).Enfin, la jurisprudence admet que le caractère précaire de l’emploi (période d’essai) justifie la déduction des frais de double résidence.

Chaque situation doit être appréciée au cas par cas (consultez les décisions du Conseil d’Etat n°330 et 370).

Les frais de double résidence déductibles :

  • frais de séjour, loyers et frais annexes du logement sur le lieu de travail ou à proximité
  • dépenses supplémentaires de repas
  • frais de transport pour rejoindre le domicile familial (en principe un déplacement aller et retour hebdomadaire).

 

Les frais supplémentaires de repas du soir peuvent être pris en considération au titre des frais de double résidence si vous établissez que les conditions d’exercice de l’activité et celles de l’installation dans la commune où vous habitez vous contraignent à prendre vos repas au restaurant non seulement le midi mais également le soir si, par exemple, votre logement (hôtel, foyer…) ne permet pas de cuisiner (pour le calcul des frais supplémentaires de nourriture voir ci-dessus).

Les frais liés à l’acquisition d’un appartement ou d’une maison notamment les intérêts d’un emprunt immobilier peuvent être considérés comme des frais professionnels.

S’agissant des frais des allers-retours hebdomadaires pour rejoindre le domicile familial, le choix de l’avion plutôt que du train peut être justifié. Le Conseil d’Etat a ainsi considéré que « dès lors que le choix du moyen de transport utilisé répond à un besoin effectif, notamment en raison de la durée du trajet en chemin de fer et de la localisation du lieu de travail (plus proche de l'aéroport) que l'intéressée pouvait ainsi rallier directement ».

Cas particuliers :

  • Élus locaux ayant une double résidence pour des raisons professionnelles : le fait de détenir un mandat local dans la commune où le contribuable réside ne justifie pas à lui seul la possibilité de déduire des frais de double résidence. Il faut tenir compte notamment de l'importance de la collectivité, l'exercice par le conjoint d'une activité professionnelle, la fréquence des déplacements dans la collectivité dont il est élu, etc. (voir Réponses ministérielles : Question N° : 24707 et 11905).
  • Travailleurs saisonniers : s’ils ont un domicile fixe, ils sont obligés à des déplacements prolongés. L’Administration admet de retenir parmi les frais le coût du voyage de leur conjoint et de leurs enfants. De même, un saisonnier qui travaille dans diverses stations peut, sous réserve du contrôle de l’Administration, déduire en frais réels, les dépenses supplémentaires de loyer qu'il supporte effectivement.

Dans tous les cas, vous devez réintégrer en salaires tous les remboursements et indemnités (couvrant en tout ou partie les frais de double résidence) que vous percevez.

Frais de formation et de documentation

Sont considérées comme des frais réels professionnels, toutes les dépenses que vous engagez en vue d'acquérir un diplôme ou une qualification vous permettant de progresser au sein de votre profession ou d'obtenir un nouvel emploi dans un autre domaine professionnel. Ainsi, les frais de stage, la documentation professionnelle spécifique, les abonnements à des publications professionnelles (les ouvrages, revues, magazines ou journaux non spécifiquement professionnels ne sont pas retenus) ou encore les frais de séjour à l'étranger (lorsque les déplacements sont imposés par l'employeur, présentent donc un caractère obligatoire) peuvent être déductibles. Si vous êtes en recherche d’emploi dans un autre secteur professionnel, vous devez être en mesure de justifier vos recherches d’emploi dans ce domaine professionnel (lettres de candidature à un emploi, convocations à des entretiens d'embauche, concours, etc.). Chaque situation s’apprécie au cas par cas (ainsi un diplôme préparé par un salarié à la veille de sa retraite ou par un retraité ne peut être pris en compte).

Bien entendu, vous devez réintégrer dans les salaires, les sommes perçues au titre de ces dépenses.

Nota : si vous êtes étudiant, vous ne pouvez pas déduire les charges de remboursement d’un emprunt contracté pour la poursuite d’études supérieures ou l’obtention d’un diplôme.

Frais de recherche d’un nouvel emploi

Si vous êtes privé d'emploi, les frais supportés pour retrouver du travail sont assimilés à des dépenses professionnelles, notamment :

  • stages de formation professionnelle
  • frais de déplacement pour un entretien
  • communications téléphoniques, frais de confection de CV, frais de correspondance, etc.
  • inscription à des annuaires professionnels.

 

L’Administration estime qu’il en est de même des dépenses faites dans le même but par un salarié qui veut changer volontairement d'emploi.

Cas particulier : les mères de famille désireuses de reprendre une activité professionnelle et, à ce titre, inscrites comme demandeurs d'emploi à Pôle Emploi, peuvent porter sur la déclaration des revenus du ménage (même si elles n’ont pas déclaré de revenus), et sous la rubrique « Frais réels » qui les concerne, les frais de stage dont elles ont supporté la charge définitive au cours de l’année d’imposition considérée et dont elles justifient qu’ils sont de nature à faciliter leur réinsertion sur le marché du travail.

Nota : si les frais réels justifiés sont supérieurs aux revenus que vous avez perçus, vous générez  un déficit imputable sur les autres revenus, ou, s’il est supérieur, sur les années suivantes.

Même si, par nature, le déficit en salaires est rare, il est possible.

Sachez que l’administration contrôle la proportion raisonnable et non exagérée des frais réels en rapport aux revenus acquis au cours de l’année.

Frais d’habillement

Les dépenses d’habillement,  de coiffure, de maquillage, etc., sont d’ordre privé et ne sont donc pas assimilées à des dépenses professionnelles.

Ce principe énoncé, souffre toutefois  de quelques exceptions.

Les vêtements spécifiques nécessaires à certaines professions sont pris en compte dans les frais réels si l’employeur ne les prend pas en charge (liste non exhaustive) :

  • les vêtements de travail portés par les ouvriers des différents corps de métiers (bleus de travail, souliers spéciaux, etc.)
  • les vêtements de danse des artistes chorégraphiques (collants, justaucorps, pointes et demi-pointes, etc.)
  • le costume officiel des membres de l'université, la tenue et les équipements des officiers des différentes armes, l'uniforme des préfets et la robe des magistrats, etc.
  • les chemises blanches des maîtres d’hôtel ou les combinaisons des moniteurs de ski.

 

Sont également déductibles les frais d’entretien comme le pressing, etc. (sous déduction de la perception de primes de salissure ou autres).

Frais de santé et de prothèses

Les dépenses de santé sont strictement d’ordre privé.

Deux exceptions :

  • les salariés handicapés qui supportent, du fait de leur état, des frais spéciaux dans l'exercice de leur profession peuvent déduire les charges correspondantes, dans la mesure où elles ne sont pas remboursées par l’employeur, la sécurité sociale, une mutuelle (ou tout autre organisme de prévoyance).
  • le port d'un appareil ou d'une prothèse peut s’avérer indispensable pour remédier à un grave handicap qui, non corrigé, interdirait à la personne qui en est atteinte l'exercice normal d'une activité professionnelle. L’administration admet que la fraction des dépenses d'acquisition et d'entretien qui reste définitivement à la charge du contribuable (après remboursement par la sécurité sociale, par une mutuelle ou par tout autre organisme de prévoyance) est considérée comme une dépense professionnelle à concurrence de la moitié de son montant. Il s’agit de situations très exceptionnelles, pour tenir compte des conditions d'emploi imposées au salarié dont les fonctions exigent un contact direct et permanent avec le public (par exemple une hôtesse de l’air).

 

Cotisations syndicales et professionnelles

Les cotisations versées par les salariés aux syndicats et associations professionnelles sont entièrement déductibles des frais réels.

Tel est le cas de la cotisation CFDT. Mais, l’option pour les frais réels vous fait perdre le bénéfice du crédit d’impôt.

Frais de justice aux prud’hommes

Les frais de procès, en particulier les honoraires versés à un avocat et autres auxiliaires de justice, supportés par les salariés dans le cadre de procédures prud’homales engagées contre leur employeur en vue, notamment, du paiement de salaires, constituent des frais professionnels déductibles (Réponse ministérielle Dhaille : AN du 6 juillet 1998 page 3752 n°10405).

Frais liés à l’activité syndicale

Les dépenses occasionnées par l’exercice d’un mandat syndical au sein d’une entreprise (administration, etc.) dans laquelle vous êtes salarié, sont considérées comme des frais professionnels.

Vous pouvez donc inclure ces dépenses dans vos frais réels dans l’hypothèse où ni le syndicat, ni l’employeur ne les prennent pas en charge. Si les remboursements ou indemnités perçus s’avèrent inférieurs aux dépenses engagées, vous pouvez les déduire et réintégrer les remboursements et indemnités dans vos salaires. Vous devez apporter toutes les justifications nécessaires, l’Administration pouvant interroger l’organisation syndicale concernée.

En revanche, les frais exposés dans l'exercice d'une activité syndicale non rémunérée comme temps de travail, ne constituent pas des dépenses professionnelles.

Local d’habitation à usage professionnel

Si, pour exercer votre activité salariée, votre ou vos employeurs ne vous mettent pas à disposition un local professionnel et que vous devez consacrer une partie de votre habitation à usage de bureau, d’atelier ou de stockage de marchandises, les frais occasionnés peuvent être considérés comme des frais réels professionnels. Cette possibilité est réservée aux activités qui, par nature, nécessitent l'utilisation d'un local spécifique. L'absence de bureau spécifiquement attribué par l'employeur s'apprécie en fonction de la nature et des conditions d'exercice de la profession. Le fait de travailler parfois chez soi n’ouvre pas droit à cette déduction dans la mesure où, par ailleurs, vous disposez d’un local professionnel sur le lieu de travail.

Les professions éventuellement visées sont essentiellement :

  • les enseignants sans bureau dans les établissements où ils dispensent leurs cours ou dispensant leurs cours par correspondance
  • les journalistes 
  • les activités liées à la bureautique à domicile, à la fabrication à domicile, etc.
  • les artistes musiciens
  • les VRP multicartes devant stocker de produits de démonstration, d'échantillons ou de marchandises utilisées
  • certains travailleurs intérimaires mis à la disposition de plusieurs entreprises utilisatrices par une société de travail temporaire
  • représentants salariés d'entreprises étrangères ne disposant pas d'établissement en France
  • etc.

Le local utilisé comme bureau doit être, en principe, effectivement affecté à l'usage professionnel. L’Administration considère que l’affectation d’une pièce est suffisante (pour un studio, la moitié de sa superficie).

Les dépenses retenues que vous soyez propriétaire ou non :

  • les dépenses d'entretien, de réparation et d'amélioration
  • les dépenses de grosses réparations (pour les propriétaires)
  • les charges de copropriété
  • les frais de nettoyage, de gardiennage, de ramonage, d'éclairage, de chauffage, de primes d'assurance, etc.
  • des dépenses d'agencements spécifiques à l'exercice de la profession à concurrence du montant de la dépréciation subie (règles d’amortissement)
  • les impôts locaux acquittés au titre de l'année d'imposition : taxe foncière sur les propriétés bâties (pour les propriétaires), taxe d'habitation, taxes facultatives instituées par les collectivités locales (taxes régionales, départementales ou communales, comme la taxe d'enlèvement des ordures ménagères, la taxe de balayage, etc.
  • loyer proprement dit, augmenté des sommes remboursées au bailleur (droit de bail, taxe d'enlèvement des ordures ménagères, etc.

Si le local à usage professionnel fait partie intégrante de votre habitation professionnelle, les dépenses non spécifiques à ce local sont retenues en fonction du rapport existant entre la superficie du seul local consacré à usage professionnel et la superficie totale du logement. Si l’utilisation du local est multiple (professionnelle, familiale, activité non salariée), le rapport existant entre la superficie du seul local consacré à usage professionnel et la superficie totale du logement doit être corrigé de la quote-part d’utilisation professionnelle.

L’Administration pourra vous demander de justifier ces dépenses, notamment une attestation de votre employeur certifiant que vous ne disposez pas d'un bureau ou d’un local sur votre lieu de travail ainsi que les conditions d’exercice de votre activité et toutes les factures, quittances, etc., des dépenses que vous déduisez.

Pour plus d’information, consultez la documentation fiscale.

Frais de matériel, mobilier et fournitures

Sont considérés comme des frais réels toutes les dépenses de matériel, de mobilier et de fournitures indispensables à l’exercice de votre activité si votre employeur ne vous les fournit pas. Il s’agit de l’achat de mobilier, de matériel et d'outillage (machine, meubles de bureau, téléphone, ordinateur, logiciels, etc.), des frais de fournitures et d'imprimés, des frais de communication (téléphone, etc.).

Vous ne pouvez déduire en totalité chacune de ces dépenses que si elles ont un usage spécifiquement professionnel. Sinon, vous ne pouvez que retenir la part professionnelle (exemples d’un téléphone ou d’un ordinateur à usage mixte).

Le mobilier, le matériel et l'outillage ne sont pas, en principe, déductibles pour leur valeur d’achat mais uniquement pour leur dépréciation, leur durée d’usage, selon les règles d’amortissement linéaire (de 5 à 10 ans pour la plupart, voire moins pour l’informatique). Toutefois, à titre de règle pratique, l’Administration admet qu’un bien ne dépassant 500 € hors taxe est déductible l’année de son acquisition. Au-delà de ce prix vous devrez pratiquer une déduction selon les règles de l’amortissement linéaire (au prorata l’année d’acquisition). En cas d’un bien composé de plusieurs éléments pouvant être achetés séparément, l’appréciation de la limite de 500 € HT se fera sur la base du prix global.

Par exception, les logiciels, quel que soit leur prix, peuvent être déduit en totalité l’année de leur acquisition.

Dans tous les cas, c’est la valeur du bien TTC qui est prise en compte puisque le salarié ne peut pas récupérer la TVA.

Exemple de l’achat d’un ordinateur supérieur à 500 € HT :
Vous avez acquis 1er octobre 2017 un ordinateur d’une valeur de 2 000 € TTC pour un usage mi-professionnel, mi-privé. Vous pouvez l’amortir sur 3 ans, le taux d’amortissement est donc de 33,33 % soit une somme déductible de 2 000 € x 33,33 % = 666,60 € divisée par deux (moins l’usage privé) soit 333,30 € par an. Mais comme seuls trois mois sont déductibles en 2017, soit 333,30 € x 3/12 = 83 €. Vous pourrez déduire 333 € pour l’imposition des revenus de 2018 et 2019  et la différence 333 € - 83 € = 250 € en 2020.

Professions spécifiques : Artistes

Les artistes musiciens, les artistes chorégraphiques, les artistes lyriques et les choristes ont des modalités spécifiques de détermination des frais réels (consultez la documentation fiscale n° 440 à 510).

Autres frais

Consultez la documentation fiscale.