[Dossier] Le bureau nouvelle génération

Publié le 10/06/2015 à 17H45
« Aller au bureau » : une démarche bientôt en voie de disparition ? En tout cas, pour une partie des salariés français, indépendants et nomades, le bureau est d’ores et déjà virtuel. La révolution des espaces de travail est en marche. Un défi tant pour le maintien des collectifs de travail que pour le management.

À quoi ressembleront nos bureaux dans cinq ans ? À des aires de jeux avec hamacs, poufs et toboggans, inspirées des start-up de la Silicon Valley, où le fun factor (facteur amusement) est censé stimuler la créativité des collaborateurs ? À des cubes plantés au cœur d’une végétation zen ? À moins que le free seating, qui prévoit que chacun s’installe là où il peut dans l’immeuble de son entreprise, ne l’emporte. Comme cela se pratique déjà en France chez Atos ou Accenture, pionnier en la matière (lire notre article ici).

Autre option : que le nomadisme se développe davantage sous les formes du télétravail, des tiers lieux, tels que les télécentres, ou des espaces de coworking. Choisis pour leur proximité avec le domicile ils font gagner du temps. Les salariés y retrouvent la configuration d’un espace de travail où ils peuvent organiser leurs réunions, leurs rendez-vous, pour quelques heures ou la journée.

La multiplication des tiers lieux sur tout le territoire – même si elle est particulièrement concentrée en Ile-de-France – traduit un besoin réel. Celui, notamment, de trouver des alternatives aux temps de transport toujours plus longs, à mesure que les loyers des grandes villes explosent et éloignent la population des centres d’activité. Bien qu’encore fréquentés majoritairement par des travailleurs indépendants, plutôt cadres, ces espaces connaissent un succès grandissant auprès des salariés, y compris ceux des grandes entreprises.

Bien sûr, ces nouvelles pratiques ne concernent qu’une minorité de salariés (les postes en production exigent encore une présence dans les ateliers). Néanmoins, les mutations des méthodes de travail couplées aux technologies du numérique ont, en quelques années, révolutionné les espaces de travail pour le meilleur comme pour le pire ! Ces évolutions ne se sont pas forcément traduites par de meilleures conditions de travail. À l’instar des open spaces, censés favoriser les échanges et les collaborations (permettant surtout des réductions de coûts immobiliers !), qui ne sont pas adaptés à toutes les professions. Menés parfois de manière brutale, imposés « d’en haut », sans concertation avec les salariés ou les agents sur leurs besoins réels, certains réaménagements ont pu se révéler très déstabilisants.

Des espaces de plus en plus “volatils”

La prudence et la vigilance syndicales sont donc de mise. D’autant que ces évolutions devraient se poursuivre, sous la pression de plusieurs facteurs : la recherche constante de réduction des coûts immobiliers – deuxième poste de dépenses après les salaires, selon l’Association des directeurs et responsables des services généraux (Arseg) –, le besoin de rationaliser les temps de transport pour les salariés, et la nécessité de s’adapter à de nouvelles formes d’organisation toujours plus flexibles, où les équipes se font et se défont au gré des projets, et pour lesquelles il convient d’imaginer des espaces de travail ponctuels, provisoires, « volatils », selon le terme d’Ivan Béraud, secrétaire général de la Fédération communication, conseil, culture CFDT. Autrement dit, des espaces modulables, en fonction des besoins et contraintes des utilisateurs. Un principe déjà mis en place dans la division innovation d’Orange, avec les open roofs, des espaces conçus pour accueillir des équipes « sous le même toit », le temps d’un projet, avant que chacun ne regagne son entité d’origine.

Les bureaux individuels disparaissent au profit d'aires collectives

Dans ce contexte, n’espérez pas voir le retour du bureau individuel et fermé ! La tendance au tout ouvert semble irrémédiable, manière souvent pratique de densifier les espaces de travail et rentabiliser les mètres carrés. Élisabeth Pélegrin-Genel, architecte et psychologue du travail, qui est régulièrement consultée pour l’aménagement d’espaces de travail [elle est aussi l’auteure de Comment (se) sauver (de) l’open space ? À paraître en septembre aux éditions Parenthèses], note néanmoins que « si les managers de proximité sont, eux aussi, de plus en plus présents dans les espaces ouverts, les directions gardent, elles, le privilège de bureaux fermés au dernier étage, avec les meilleures vues ».

Latifa Hakkou, secrétaire générale de l’Arseg, explique que la réduction des espaces individuels « s’accompagne d’un développement des espaces dits collaboratifs, afin de répondre aux besoins des organisations de travail, qui nécessitent toujours plus d’échanges ou de coopération ».

Les temps collectifs vont devenir d’autant plus précieux que le nomadisme s’accélère, que les collaborateurs ont de moins en moins l’occasion de se voir pour échanger. Du coup, ces espaces collaboratifs changent de physionomie ! « Le ratio d’aujourd’hui 80% d’espaces individuels pour 20 % d’espaces collectifs pourrait bien s’inverser », prévoit Xavier Baron, professeur associé en sociologie à l’Université de Versailles Saint-Quentin-en-Yvelines, dans un article de la revue Cadres, consacré à la question des espaces de travail. Les conseillers en space planning (aménagement d’espaces) s’en donnent à cœur joie pour rechercher les matières, trouver les couleurs, les ambiances, le mobilier, afin de rendre les aires de travail plus confortables et conviviales, parfois jusqu’à la caricature. La tendance agace d’ailleurs Élisabeth Pélegrin-Genel, qui s’élève contre ce penchant des entreprises « à vouloir ressembler à des villages de vacances. Alors qu’il y a simplement nécessité de faire des lieux de travail, pour le travail, sans hypocrisie ni démagogie ».

La cafet' devient un espace stratégique

Dans cette veine, on assiste à une véritable réhabilitation de l’espace café. « Longtemps considéré comme le lieu où l’on perd son temps, le coin café est redevenu un endroit d’échange et de communication informels indispensables », note Alain d’Iribarne (lire l’interview d’Alain d’Iribarne ci-dessous). Ces espaces de pause, souvent aménagés dans des zones sombres, isolées, entre deux étages ou en sous-sol, reprennent vie aux niveaux supérieurs des immeubles.

Certaines entreprises en font même un outil stratégique, comme chez Accenture, où la cafétéria (baptisée espace lounge) a été placée au centre du bâtiment. Toutes les autres machines à café des étages ont été supprimées, pour inciter les collaborateurs à fréquenter la même cafet’. « Cela fait partie des espaces nécessaires, souligne Jérôme Chemin, secrétaire national à la CFDT-Cadres et délégué syndical chez Accenture. Avant tout parce que c’est l’un des rares lieux où on peut se parler sans déranger les autres », s’amuse-t-il en référence à l’ambiance de bibliothèque qui règne dans l’open space où « celui qui parle dérange tout le monde ». Grâce à cet espace, les salariés retrouvent un peu de liberté de respirer et finalement… de travailler, mais dans un esprit plus collaboratif.

Les nouveaux défis des salariés et managers

Les mutations en cours représentent un vrai défi pour les organisations de travail. Dans un pays marqué par la culture du présentéisme, où le management s’appuie sur la gestion et le contrôle d’équipes le plus souvent présentes sur leur lieu de travail, le passage au management à distance implique quelques conditions. Outre une gestion assidue des emplois du temps (ne serait-ce que pour trouver une date de réunion qui convienne à tous), il suppose un « réel changement des mentalités», comme l’indique Latifa Hakkou. « Cela nécessite un management plus participatif, où l’on fait confiance à ses collaborateurs, où on les laisse s’organiser, à la manière des Anglo-Saxons qui accordent plus d’importance à l’objectif, au résultat, qu’aux moyens d’y parvenir. »

L’autre défi concerne le maintien de la cohésion d’équipe. Comment garder le sentiment d’appartenance à son entreprise ou le lien avec ses collègues si les troupes sont dispersées à longueur de semaine ? Sans oublier d’autres effets beaucoup plus insidieux, comme le souligne Stéphane Roy, consultant senior chez Accenture : « Le fait de rester connecté à l’équipe et l’entreprise par l’ordinateur et les outils de plannings partagés ne fait pas d’un salarié une personne forcément inclue dans la relation de travail. En perdant le lien physique avec le bureau, on perd une façon d’accéder à ces infos. Le processus d’exclusion peut être d’autant plus violent », avertit le consultant qui s’attache à rappeler tous les dangers de la dématérialisation progressive de la relation de travail.

La tendance à développer la possibilité de travailler partout et tout le temps – selon le principe anglo-saxon du Anywhere, Anytime – rend la frontière entre le bureau et la vie privée de plus en plus floue et perméable. « Le risque de confusion nous incite à la vigilance », insiste Ivan Béraud. La réflexion sur les nouveaux espaces de travail ne se résume pas à rajeunir la formule « métro-boulot-dodo ». C’est un sujet à part entière de la qualité de vie au travail qui conjugue management et organisation de travail et les conditions dans lesquelles il s’exerce.

 

epirat@cfdt.fr

© Photo Christian Pottgiesser

   

[Interview] “Des espaces aménagés pour encourager l’innovation”

Alain d’Iribarne - Directeur de recherche au CNRS et président du conseil scientifique d’Actineo.

 

Diribarne MichelLabelle SIGNATURESVous dîtes que nous entrons dans l’ère des open spaces intelligents. Qu’est-ce que ça signifie ?

Au cours des années 80, on a assisté à la première vague des open spaces conçus à la seule fin de réduire les coûts immobiliers. On abattait les cloisons, et on entassait les collaborateurs sur ces grands plateaux totalement dépersonnalisés, dans des immeubles en périphérie des agglomérations. Ils se sont rapidement révélés totalement inadaptés et contre-productifs du fait du bruit, du manque d’intimité permettant la concentration et de cette impression d’être soumis au regard des autres en permanence. Corrigeant en grande partie ces défauts, les open spaces de la deuxième génération sont apparus dans les années 2000, avec de meilleures conditions d’acoustique, d’éclairage et des modes de circulation dans des espaces repensés, etc. L’autre progrès notable a été de fractionner les grands volumes en sous-ensembles en fonction des équipes, des services. Et aujourd’hui, on arrive à la troisième génération d’open spaces, que j’appelle intelligents, parce qu’ils sont conçus d’après les besoins des utilisateurs, de la façon dont les salariés sont amenés à y travailler.

 

En quoi prennent-ils mieux en compte les besoins des salariés?

On crée des espaces différenciés, avec des zones de repli, des « bulles » pour les moments où les salariés ont besoin de se concentrer, des « box » pour téléphoner sans déranger ses collègues, des salles de réunion de proximité en libre accès qui permettent de réunir trois ou quatre collaborateurs… Et on réduit les grandes salles de réunion qu’il faut réserver et qui sont souvent inoccupées. On assiste à une rationalisation de l’usage de l’espace plutôt qu’à sa réduction de principe. Cette évolution n’est pas achevée. L’aménagement des espaces tient désormais aussi compte d’une nouvelle problématique : celle qui vise à encourager encore davantage la créativité, la capacité d’innovation des équipes. Dans cet objectif, on voit émerger toutes sortes d’espaces d’échange informel, de convivialité, aménagés de manière confortable, dans l’esprit du « comme à la maison » ou du « club ». Et aussi des tiers lieux, qui ne sont d’ailleurs plus l’apanage des start-up, mais qu’on voit aussi apparaître dans les grandes entreprises.

 

Est-ce le signe d’une plus grande attention portée à la qualité de vie au travail ?

Certainement. Mais soyons vigilants. Ce n’est pas en mettant un canapé Chesterfield ou des poufs qu’on va agir sur la qualité de vie au travail. Bien sûr, on se sent mieux et plus créatif dans un espace lumineux et agréable, mais si vous mettez deux heures de transport pour y arriver, vous l’apprécierez peu. Or, le temps de transport est devenu un critère essentiel. Permettre le bien-être suppose de combiner différents aspects : espaces de travail, temps de transport, organisation du travail, gestion des personnes… Il faut une cohérence entre tous ces facteurs. Si l’entreprise souhaite des salariés créatifs et innovants, il faut une organisation qui le leur permette et un management qui en accepte les conséquences. Un projet d’aménagement des bureaux doit s’inscrire dans un projet managérial porté ou, du moins, accepté par tous.

© Photo Michelle Labelle/Signatures